Por Luis Miguel Sanchez Calderon
El cierre contable de una PyME es el procedimiento que las empresas deben realizar cada año para conocer el resultado de un ejercicio fiscal. Dicho de otro modo, se trata del cálculo de las pérdidas o ganancias que se hayan tenido durante el año.
En principio, esto suena muy sencillo. Sin embargo, lo anterior requiere de una metodología ordenada e implica realizar ciertos procedimientos para cerciorarse de que todas las cuentas de activos y pasivos de la empresa están siendo consideradas y no se está dejando fuera ningún movimiento en las mismas.
Al registrar todos los movimientos de tus cuentas de activo y pasivo, podrás saber si tu empresa tuvo utilidades y a qué monto ascienden éstas. A partir de ese dato, podrás calcular la cantidad de impuestos que te corresponde pagar. Esta información deberás incluirla en la declaración que las personas morales presentan ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), a más tardar, el 31 de marzo de cada año.
Por eso, en este artículo te explicamos los 10 pasos necesarios para realizar el cierre contable de una PyME, y te compartimos los mejores consejos para hacerlo de forma eficiente. Y, aunque no es una tarea sencilla, sí hay varias cosas que se pueden hacer para facilitar este proceso.
1. Empieza con un asiento de apertura
Como ya te comentamos, el cierre contable de una PyME se realiza al final del año fiscal. Sin embargo, este proceso te será más sencillo si registras adecuadamente los movimientos de todas tus cuentas a lo largo del año. Y para ello, lo primero que hay que hacer es realizar un asiento de apertura.
El asiento de apertura es el acto protocolario de abrir una cuenta al inicio del ejercicio fiscal para indicar que allí se registrarán los movimientos correspondientes. A lo largo del año deberás asentar allí las operaciones del rubro en cuestión.
2. Lleva tus cuentas al día
Si tienes un control frecuente de tus cuentas, para el cierre contable será mucho más fácil la verificación de éstas. Asimismo, mantener la información en un espacio designado también es una buena idea. Incluso si vas a usar un archivo digital, evita crear múltiples copias de este que puedan crear confusión de cuál es el que lleva las cuentas al día.
3. Realiza una conciliación de tus cuentas
Para el cierre contable de una PyME es muy importante verificar que las cuentas cuadren; es decir que no existan errores u omisiones. Pero, ¿cómo asegurarnos de que la información reflejada en los libros de la empresa está completa y actualizada? Para para facilitar este paso, te recomendamos realizar una conciliación bancaria.
La conciliación de cuentas es el proceso de comparar los movimientos registrados por tu banco con tus propias cuentas de la empresa para estar seguro que ambas tienen la misma información. Si los movimientos o los saldos coinciden, significa que tus cuentas están actualizadas y en orden. Pero, si hay alguna discrepancia, deberás revisar todos los movimientos y comparar el monto de los mismos para localizar el origen del desfase y subsanar el error o la omisión correspondiente.
Para este proceso, te recomendamos utilizar como referencia el estado de cuenta de tu banco. Sin embargo, toma a consideración que, a veces, puede haber desfases debido a que las instituciones bancarias registran los movimientos en las fechas que el dinero entró y salió de la cuenta, mientras que en los libros de la empresa se anota la fecha en que se realizaron las operaciones.
No olvides que la conciliación debe abarcar todas las cuentas de la empresa, incluyendo las que se tienen en moneda extranjera.
4. Utiliza un software de contabilidad para evitar errores
Uno de los errores más comunes que suceden al hacer un cierre contable de una PyME es el descuido con el que a veces se anota la información. Por ejemplo, anotar valores equivocados, anotar los gastos en donde van los ingresos o no documentar compras. La buena noticia es que actualmente hay muchos programas que facilitan el proceso de llevar la contabilidad diaria y hacen más ordenado y eficaz el proceso del cierre contable.
Por ejemplo: QuickBooks te permite registrar todas las operaciones de tu empresa mediante la generación de facturas electrónicas. Con ello, podrás saber en tiempo real cómo van tus ventas, adquisiciones y pérdidas o ganancias. También podrás generar reportes personalizados sobre tus cuentas. Y, si vinculas tus cuentas bancarias al software de QuickBooks, incluso podrás realizar de forma automática la conciliación de la que hablamos en el punto anterior.
5. Haz recuento de tus existencias
El cierre contable de una PyME también debe incluir el inventario. Dicho de otro modo, todo aquello que no has consumido en tu negocio también debe estar registrado. De tus compras realizadas en el año tienes que restar las existencias que aún te quedan. De esta manera, comprobarás que no hay ningún error.
6. Recuerda tener en cuenta tus deudas
Todas las deudas que se tengan con entidades bancarias también deben tomarse en cuenta en el cierre fiscal. En especial, debemos fijarnos en deudas a corto y largo plazo. Incluye tus créditos pendientes de pago y también las facturas con tus proveedores que estén pendientes de liquidar.
7. Asegúrate de incluir todos los movimientos del periodo
Otro de los problemas más comunes al momento de realizar el cierre contable de una PyME es el desfase de algunas operaciones. Esto dificulta su registro. Por ejemplo: en algunas ocasiones, una empresa puede realizar ventas cuyo método de pago sea diferido o en parcialidades; es decir, que el pago se recibirá posteriormente. Del mismo modo, a veces se realizan adquisiciones a crédito que se pagarán en un periodo posterior.
Esto puede generar descuadres en los números, sobre todo cuando, por ejemplo, la venta se realiza en el último mes del ejercicio y el pago se recibe en el primer mes del ejercicio siguiente. Precisamente para estos casos es que la declaración anual se presenta tres meses después del cierre del ejercicio.
Entonces, asegúrate de incluir todos los movimientos realizados del ejercicio. Y en sentido inverso, recuerda que no debemos incluir dentro del cierre contable los ingresos o gastos del año siguiente, aunque estés seguro de que son inminentes. Estos se deben anotar en enero del nuevo año. Debemos ser cuidadosos de que nuestras cuentas no incluyan futuros gastos o ingresos aunque sean seguros.
8. Revisa tus partidas abiertas
Debes verificar que tus órdenes de compra/venta del periodo en el que estás ya han sido facturadas y pagadas. Esto es importante, pues si se pagan después del periodo habrá un desfase entre la factura del periodo y un pago realizado en el periodo siguiente.
9. Regulariza tus ingresos y gastos
Con esto nos referimos a cuáles fueron las ganancias y las pérdidas de la empresa en este periodo. También se debe tomar en cuenta los gastos e ingresos imputados al patrimonio neto de la empresa.
10. Cierra tu contabilidad
Este es el paso final ya que hemos realizado todo lo anterior y que estamos seguros que nuestras cuentas no tienen ningún error. Cuando hablamos de cerrar las cuentas nos referimos a que se dejan de registrar movimientos y operaciones concretamente en ese periodo para empezar un nuevo año. Dicho de otro modo, así como al iniciar el año realizaste un asiento de apertura, al finalizarlo deberás realizar un asiento de cierre.
Para esto se debe cerrar el libro de inventarios y las cuentas de todo el año. Una vez hecho lo anterior, podrás sumar todos los movimientos de tus cuentas de activo y todos los movimientos de tus cuentas de pasivo. Al final, deberás contrastar tus ingresos con tus gastos y, de este modo sabrás si tuviste pérdidas durante el año o si generaste utilidades, es decir, si tuviste ganancias.
Para finalizar, realiza tu cierre fiscal
Toma en cuenta que las utilidades que obtengas determinarán la cantidad de impuestos que debes pagar al final del ejercicio fiscal. Por ello, el cierre contable de una PyME debe ser considerado como el paso previo para su cierre fiscal.
Una vez que hiciste tu cierre contable y sabes a cuánto ascienden tus utilidades, aplica las deducciones o amortizaciones correspondientes.
Las personas morales, o bien, las empresas, tienen derecho a deducir algunos de los gastos necesarios para mantener la operación de la organización, así como parte de las cuotas que aportan al IMSS, entre otros rubros. Revisa cuáles de los gastos que realizaste son deducibles de impuestos y asegúrate de acreditarlos con las facturas correspondientes.
Por otro lado, verifica si alguno de los bienes que posees o las operaciones que realizaste perdieron valor. A esto se le conoce como amortizaciones. Un bien puede perder valor con el paso del tiempo, mientras que una operación lo hace por factores externos como las devaluaciones.
El cierre fiscal consiste en agregar el cálculo de impuestos, deducciones y amortizaciones a las pérdidas o utilidades calculadas en el cierre contable. Estos datos deberán presentarse ante el SAT en la declaración anual de los contribuyentes.
